Comment le cabinet Avocats Normandie optimise sa gestion documentaire juridique avec Viapazon ?
Avocats Normandie c’est :
▶️ SCP Bali, Courquin, Jolly Picard, cabinet d’avocats
▶️ Fondé en 2000
▶️ 4 avocats associés
▶️ droit des sociétés, droit commercial, droit du travail…
▶️ Basé à Évreux (Normandie)
Avocat & collaboration documentaire :
le besoin d’un cadre sécurisé et structuré
Dans la pratique juridique, la gestion et la circulation de documents sont des enjeux majeurs.
Pour Sylvain Picard, avocat spécialiste en droit des sociétés, associé au sein du cabinet Bali, Courquin, Jolly, Picard (Avocats Normandie), les outils traditionnels (data rooms classiques, Sharepoint interne, échanges par email) montraient rapidement leurs limites en matière de collaboration, de structuration et de traçabilité.
Afin de sécuriser les échanges tout en améliorant l’efficacité opérationnelle, il a choisi d’utiliser Viapazon, une plateforme de collaboration documentaire adaptée aux exigences juridiques et financières.
Entre data rooms traditionnelles et échanges par email :
une organisation fragmentée
Comme de nombreux avocats, Sylvain Picard était régulièrement invité dans des data rooms classiques, mises en place par des tiers, tout en continuant à recevoir et à demander des documents par email, notamment pour les annexes ou les compléments.
Cette organisation fragmentée posait rapidement des difficultés : manque de visibilité, multiplication des versions, documents mal nommés et absence de cadre commun pour collaborer efficacement. Les data rooms traditionnelles permettent principalement la consultation, mais offrent peu de souplesse dès qu’il s’agit de structurer des demandes ou d’échanger durant un mandat.
La solution :
Créer un espace de collaboration en amont de la data room
Pour répondre à ces limites, Sylvain Picard a choisi de créer un projet sur Viapazon.
L’objectif n’était pas seulement de diffuser de la documentation comme une data room classique, mais de mettre en place un véritable espace de collaboration documentaire avec les différentes parties prenantes.
Viapazon lui permet notamment de formuler des demandes de documents directement dans l’espace, un point clé par rapport aux VDR traditionnelles. Les échanges sont centralisés, structurés et sécurisés, dès les premières phases du dossier.
Les usages clés de Viapazon chez Avocats Normandie
L’un des principaux usages de Viapazon dans sa pratique est la demande structurée de documents.
Les documents attendus sont organisés sous forme de listes classées et clairement nommées, ce qui facilite la compréhension pour les partenaires et limite les allers-retours inutiles.
Une fois les documents reçus, Viapazon apporte un gain de temps opérationnel important grâce à des fonctionnalités comme :
- le renommage en masse des fichiers,
- l’organisation logique des annexes,
- la préparation d’un espace documentaire prêt à être diffusé en data room.
Tout le travail de structuration est réalisé dans un seul environnement, sans rupture entre la phase de collaboration et la phase de diffusion.
Viapazon :
une réponse aux exigences juridiques, au-delà du M&A
Si Viapazon est souvent utilisé dans des contextes de M&A, son usage par Avocats Normandie illustre son intérêt plus large pour les professions juridiques.
La plateforme répond à des impératifs clés :
- confidentialité et sécurité des documents, notamment des pièces sensibles : RIB, pièces d’identité, etc.
- gestion par espace de collaboration,
- contrôle fin des accès,
- traçabilité des échanges.
Viapazon s’intègre ainsi dans des dossiers juridiques variés, où la rigueur documentaire est essentielle.
Résultats : des échanges plus fluides et une meilleure maîtrise documentaire
En centralisant les demandes et les documents dans un même espace, Viapazon permet de fluidifier la collaboration entre les différentes parties. Les documents sont mieux nommés, mieux classés et plus facilement exploitables.
Résultat : moins de pertes d’information, une meilleure lisibilité des dossiers et un cadre de travail plus serein pour l’ensemble des intervenants.
« Viapazon nous permet de structurer les demandes de documents dès le début d’un dossier et de travailler au sein d’une seule plateforme pour l’ensemble du processus documentaire (collecte, diffusion, édition, révision, signature) et ce, dans un cadre sécurisé. La plateforme apporte une vraie continuité entre la collaboration amont comme aval et la diffusion en data room, qui répondent aux besoins et nécessités de l’activité M&A, tout en répondant aux exigences juridiques du quotidien. »
Sylvain Picard – Avocat, Avocats Normandie
Pourquoi Viapazon est adapté aux avocats et aux équipes juridiques
Pour Sylvain Picard, Viapazon n’est pas uniquement une alternative aux data rooms traditionnelles. C’est un outil qui permet de reprendre le contrôle sur la gestion documentaire, dès les premières étapes d’un dossier, et d’apporter de la méthode là où les échanges par email ou les VDR classiques montrent rapidement leurs limites.
Un outil pensé pour le juridique, qui accompagne les avocats bien au-delà de la simple diffusion de documents.
